AI Knowledge Base

AI Knowledge Base (basis pengetahuan) membuat AI Agent bisa menjawab pertanyaan faktual pelanggan — harga, produk, kebijakan, FAQ — berdasarkan dokumen yang Anda unggah, bukan mengarang. AI mencari potongan informasi yang paling relevan dari knowledge base bisnis Anda, lalu menyusun jawaban dari situ.

Setiap knowledge base bersifat per-bisnis. Dokumen yang Anda unggah hanya dipakai oleh AI bisnis Anda sendiri, tidak pernah bocor ke tenant lain.

Cara kerja singkat

1. Anda menambahkan pengetahuan (tulis manual atau unggah file).
2. Sistem memecah teks menjadi potongan-potongan kecil dan meng-index-nya agar bisa dicari secara makna (bukan sekadar kata kunci).
3. Saat pelanggan bertanya hal faktual, AI mencari potongan paling relevan dan menjawab dari sana.

Karena pencarian berbasis makna, pelanggan tidak harus memakai kata yang persis sama dengan dokumen. Pertanyaan "biaya kirim SMS berapa?" tetap bisa menemukan baris "Harga SMS A2P: Rp 460".

Menambah pengetahuan

Buka menu Knowledge, lalu Tambah Pengetahuan. Ada dua cara:

Tulis manual (Q&A / teks)

Pilih tipe sumber Tulis manual, beri judul, lalu ketik isinya di kolom teks. Cocok untuk daftar harga, jawaban pertanyaan umum, atau kebijakan singkat. Pisahkan topik dengan baris kosong agar pemotongan lebih rapi.

Unggah file (PDF / teks)

Pilih tipe sumber Upload file, beri judul, lalu unggah PDF atau berkas teks (maksimal 10MB).

Penting: PDF harus punya lapisan teks yang bisa disalin. PDF hasil scan/foto (gambar tanpa teks) tidak bisa dibaca — unggah versi teks atau ekspor ulang sebagai PDF teks.

Status dokumen

Setiap dokumen menampilkan status indexing:

• Menunggu — masuk antrian, belum diproses.
• Memproses — sedang dipecah dan di-index.
• Siap — selesai; isinya sudah bisa dicari AI.
• Gagal — ada masalah (mis. PDF tanpa teks). Pesan error ditampilkan; perbaiki sumbernya lalu unggah ulang.

Kolom Potongan menunjukkan berapa bagian dokumen yang ter-index. Dokumen kecil bisa jadi hanya 1 potongan — itu normal.

Mengaktifkan AI Knowledge Base

Mengunggah dokumen belum otomatis membuat AI memakainya. Ada dua hal terpisah:

1. Menu Knowledge — tempat Anda mengelola isi (unggah, lihat, hapus). Menu ini muncul selama bisnis Anda punya fitur AI Agent, bahkan sebelum knowledge base diaktifkan. Tujuannya: Anda bisa menyiapkan konten dulu.
2. Sakelar AI Knowledge Base — menentukan apakah AI benar-benar memakai knowledge base saat melayani pelanggan.

Di halaman Knowledge, gunakan tombol Aktifkan AI Knowledge Base (hijau) untuk menyalakan, atau Nonaktifkan (kuning) untuk mematikan. Status saat ini selalu tampil di bawah judul halaman: NONAKTIF, AKTIF, atau AKTIF tetapi belum ada dokumen siap.

Setelah sakelar AKTIF: setiap dokumen baru yang Anda unggah otomatis ikut dicari AI begitu statusnya Siap — tidak perlu menyalakan ulang apa pun. Menghapus dokumen juga otomatis menghilangkannya dari pencarian.

Menonaktifkan sakelar membuat AI berhenti memakai knowledge base seketika; dokumen Anda tetap tersimpan dan bisa diaktifkan lagi kapan saja.

AI Flow vs AI Knowledge Base

Keduanya bisa — dan sebaiknya — berjalan bersama. Anda tidak perlu mematikan salah satu. Mereka bekerja di lapisan berbeda:

• AI Flow mengatur alur percakapan: langkah terstruktur seperti tanya-jawab bertahap, ambil data via connector, percabangan bersyarat, lead capture. Anda yang mendesain jalurnya.
• AI Knowledge Base adalah sumber rujukan yang dipanggil AI saat butuh fakta. Ia bukan "AI kedua", melainkan alat yang dicari AI ketika menjawab pertanyaan faktual.

Mana yang dipakai duluan

Prioritasnya struktural, bukan berdasarkan kecocokan isi:

1. Jika pesan pelanggan masuk ke sebuah Flow (flow aktif atau triggernya cocok), Flow yang memegang kendali giliran itu.
2. Jika tidak ada Flow yang menangani (pertanyaan bebas, mis. "berapa harga SMS A2P?"), AI menjawab bebas dan boleh mencari ke knowledge base.

Di dalam Flow pun, node ai_respond tetap bisa memakai knowledge base sebagai cadangan bila datanya kurang. Jadi knowledge base tersedia di kedua jalur, tanpa saling bertabrakan — yang memutuskan memanggilnya adalah AI, sesuai kebutuhan jawaban.

Hindari isi ganda

Risiko terbesar bukan "AI bingung", melainkan inkonsistensi: kalau harga yang sama ditaruh di Flow dan di knowledge base, lalu Anda update salah satunya saja, jawaban bisa berbeda antar jalur.

Pakai satu sumber kebenaran per jenis informasi:

• Fakta statis (harga, spesifikasi produk, kebijakan, FAQ) → taruh di Knowledge Base. Mudah di-update, AI cari sendiri.
• Proses & data real-time (cek status pesanan via connector, lead capture, routing bersyarat) → pakai Flow.
• Jangan menulis harga secara hardcoded di node Flow. Biarkan pertanyaan harga ditangani knowledge base.

Tips konten yang baik

• Tulis fakta yang jelas dan spesifik. "Harga SMS A2P: Rp 460" lebih baik daripada "harga terjangkau".
• Satu dokumen per tema (mis. "Daftar Harga", "FAQ Pengiriman") agar mudah dikelola dan diperbarui.
• Perbarui knowledge base setiap ada perubahan harga/kebijakan, lalu pastikan statusnya kembali Siap.
• Hapus dokumen usang agar AI tidak menjawab dari informasi lama.

Privasi & keamanan

• Knowledge base terisolasi per bisnis — tidak ada knowledge base global/bersama.
• File yang Anda unggah disimpan privat (tidak bisa diakses publik dari web).
• Hanya admin bisnis yang bisa mengelola knowledge base dan menyalakan/mematikan sakelarnya.